NPO法人やさしいデザインのWeb/SNS担当の宮嶋健人です。

前回のコラムでは、Webサイトの広報活用について書きました。

 

そして、この数年、

「Webサイトを広報に活用したい」というご要望とあわせて

「Webサイトを生産性向上に活用したい」というご要望も

とても高まってきているように思います。

 

同じ成果物なら、より短い時間でできたほうが良いですよね。

 

今回のコラムでは、「Webサイトを活用した生産性向上」をテーマに

Webサイトに「仕事の手間を減らす」機能を盛り込む例をご紹介します。

 

 

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◆サイト内の情報を連動させて入力の手間を減らす

 

同じ情報を複数のページに掲載したい場合

それぞれのページに都度情報を入力するのではなく

一か所に情報を入力すれば他のページにも連動してくれると便利です。

 

例：「京都起業～承継ナビ」

　支援情報を入力するとカレンダーのページにも連動して手間が半減。

　https://www.jigyo-keizoku.jp/shien/

　https://www.jigyo-keizoku.jp/calendar/

 

例：「京都府母子寡婦福祉連合会 ・ 京都府ひとり親家庭自立支援センター」

　イベント情報入力時にカテゴリをつけると

　関連するページ（トップ、イベント、各メニュー）にも自動表示。

　http://hitorioya.kyoto/

 

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◆APIを利用して外部サイト情報の手入力作業を減らす

 

他のサイトからの提供情報をもとに自分のサイトを更新する場合、

頻度や情報量によっては手作業で入力していくのは非常に負担です。

 

こうした場合、情報提供元のサイトで

API（≒プログラム経由で情報を取得するしくみ）が提供されていれば

入力作業を自動化することができます。

 

例：京都市保育人材サポートセンター

　ハローワークの求人情報を転記・掲載する作業を

　ハローワークインターネットサービスのAPIを利用して自動化。

　１日かかっていた作業が１時間に短縮。

　https://www.kyotohoiku-job.com/

 

 

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◆Webサイトを印刷して必要な資料や掲示物を発行できるようにする

 

Webサイトには印刷用の見せ方を決めるprint.cssというしくみがあります。

 

何もしなければＡ４で３枚になってしまうページを

不要な上部メニューや見出し、最下部エリアなどを削除したり

文字や線・余白を調整してＡ４用紙１枚に収まるように設定できます。

（紙ではなくＰＤＦとして出力する場合も同様です。）

 

すると、

 

　・例：カレンダーのページを印刷してそのまま掲出

　・例：イベントのページを印刷してそのままチラシとして配布

　・例：管理画面内の申込詳細情報を印刷して受付表を発行

 

なんてことにも対応できるようになります。

 

わざわざWordやExcel等で入力し直して出力していた場合には

印刷用の表示を調整するだけでぐっと手間を減らせて大変幸せです。

 

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「仕事の手間を減らす」機能の例としては、他にも

 

　・クレカ決済に対応して入金確認の手間を減らす

　・受注・入金・発送状況を一元管理して手間を減らす

　・予約システムを導入して予約受付の手間を減らす

　・Webからの申込情報を管理画面で一元化して集計の手間を減らす

　・自動応答のチャットを導入してお問い合わせや電話対応時間を減らす

　・お客様向けのメールを管理画面の一覧から送れるようにする

　・毎日決まった時間に会員登録者向けに更新情報を自動メールする

 

があり、工夫次第でさまざまな生産性向上が可能です。

（既存のホームページの機能拡張でも対応可能なことがほとんどです）

 

「Webサイトを活用して、もっと手間を減らしたい！」

というご相談・ご要望がございましたら、

ＮＰＯ法人やさしいデザインへお気軽にお問い合わせください。